Elektronische Rechnungen
Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug bei elektronisch übermittelten Rechnungen
Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Nach § 14 Abs. 3 UStG sind bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:
* mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem SigG (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) oder
* im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG).
Nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG) zu versehen.
Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren (z. B. Smart-Card, "Kryptobox") zulässig, die den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen. Der Unternehmer hat die Voraussetzungen auf Anforderung nachzuweisen.
Prüfen der Signatur eingehender Rechnungen
Der Prüfvorgang läuft in mehreren Schritten ab:
1. Rechnung aus der E-Mail kopieren und ablegen. Zur Ablage genügt ein einfacher
Windows-Ordner, z. B. unterhalb von »Eigene Dateien«. Der Ordner sollte mit der regelmäßigen Datensicherung gesichert werden.
2. Signaturdatei aus der E-Mail kopieren und ablegen.
3. Start eines Prüfprogramms.
4. Durchführung der Prüfung.
5. Prüfbericht prüfen und aufbewahren.
Rechnung aus der E-Mail kopieren und als Buchungsbeleg zusammen mit dem ausgedruckten Prüfbericht ablegen.
Archivierung beim Rechnungsempfänger
Die Rechnungsdatei, die Signaturdatei und der Prüfbericht müssen über den gesamten
Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
Hier finden Sie ein Prüfprogramm:
http://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner_online.html
Hinweis:
Einfache Online-Rechnungen ohne Signatur z.B. Telekom-Rechnungen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Hier muss unbedingt eine Rechnung in Papierform vorliegen.
Inzwischen gibt es verschiedene Dienstleister für die Prüfung und Archivierung Ihrer Eingangsrechnungen. Z.B.:
https://www.signaturportal.de/elektronische-rechnung_via_email,webservice,soap,rest.html